Business Presentation 口頭簡報 心法與技巧分享
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Business Presentation 口頭簡報 心法與技巧分享
相信到了年末，無論是學生面臨的期末報告、研究生面臨的論文進度報告或是上班族的年終績效考核，大家可能都面臨著需要跟老師、教授、主管報告的場合，甚至是有些外商公司的面試已經到達尾聲，可能需要面對的也是Assessment Center或是簡報環節，口頭簡報都會扮演非常重要的角色。因此，我們今天在再次邀請到Jason跟我們分享一些他在簡報上的一些心法與技巧。希望對於大家是有幫助的呦！
在一場Regional的Training中，系統化與改變了我對於簡報的觀念和想法。以前的我覺得，Presentation 看起來只要充滿自信、振振有詞、沒有打結就是一場好的簡報。但在那場培訓中，一句話一職深深烙印在我心中「a presentation is to make a memorable impact to the audience and drive them for corressponding action」，心中不禁想到，這不就是跟我們累積這麼多解決陌生問題的專案經驗一樣嗎，不只是洞察需要有影響力並驅使行動，在簡報上，也是幫助我們提出洞察並具備影響力的途徑之一。因此，在每一場 Presentation，我都會用三個關鍵字檢視自己「Impact」、「Memorable」、「Action」
「Impact」
你的講演內容是不是能夠對於受眾產生影響力、解決受眾的陌生問題、幫助受眾創造價值。「Memorable」
你的講演內容是不是受眾可以理解的語言、是不是受種可以接受的風格、以及受眾最後是不是可以記得。「Action」
妳的講演內容可不可以讓受眾了解有什麼對應的舉措、了解如何行動、能不能趨駛用戶真的去行動。一般來說，在準備Presentation的時候，我會把它分成七個步驟，透七個步驟的達成，可以幫助我們了解受眾需求、架構化的溝通語言與合適的表達方式。
步驟如下：
(1) Know your audience 了解受眾
– 目的：了解受眾已規劃如何Present。
– 行動：了解受眾是誰、場合為何，他們應該要如何被說服，因此需要的資訊包含該簡報的目的、受眾分布、受眾的閱聽習慣、任何特別偏好或是變動。
– 預期效益：Impact、Memorable、Action(2) Build Idea in structure 架構化
– 目的：根據場景，設定對應的故事線。
– 行動：依據場景設定對應的故事線章節，如以下
a. 一般簡報情況：關鍵問題、根因與解方、有效性論證、有效率論證、下一步與風險。
b. 主管報告情況：關鍵問題與解方、關鍵有效性論證與有效率論證、下一步。
c. 內部討論情況：解決方案進展、有效性假說的研究進展、有效率解方假說的研究進展、專專案規劃等等。
– 預期效益：Impact、Action(3) Good Story to tell 故事性
– 目的：透過事實與金字塔原理進行說服。
– 行動：簡報內容須有量化數據或是質化證據進行佐證，利用量化數據與質化證據之前的相關性與因果關係進行邏輯堆疊，得到論點與洞察；簡報時，則是相反，先講洞察，接著組成的論點，最後則是對應的事實。
– 預期效益：Impact、Action(4) Visualization 視覺化
– 目的：透過解釋性資料，讓受眾跟隨講者的故事線。
– 行動：簡報設計透過解釋性資料呈現，降低用戶搜尋成本與閱讀成本，並且較容易跟隨講者的引導與解說，詳細作法歡迎參考我們Slide Writng 的文章。
https://www.facebook.com/GoGetGoAndGetYourDreamJob/photos/pcb.115484847067865/115481220401561/
– 預期效益：Memorable(5) Repetition is your friend 總結與重複
– 目的：透過總結與小結方式，適當重複內容，加強受眾記憶性。
– 行動：透過總結，提出問題、解法、證據與下一步，整理整場Presentation的收穫，利於受眾記憶帶走；在簡報過程中適當重複，強調內容、加深印象，強化受眾印象。
– 預期效益：Memorable(6) Presence Always 儀態表示
– 目的：透過儀態的表現，增加訊息傳遞的穩定度，強化訊息傳遞效率。
– 行動：透過聲音、手勢、站姿等等方式，確保訊息傳遞的穩定度，並以受眾熟悉的詞語進行溝通，增加記憶性。
– 預期效益：Memorable(7) Confidence with practice 具備自信
– 目的：透過自信，強化解決方案的可信度。
– 行動：一定要加以練習已具備自信，確保可以表現出預期水準，也增加解決方案的可信度以及穩定度，順利完成簡報。
– 預期效益：Memorable最後，希望大家在準備簡報過程中，都可以用以下三個Checklist進行檢核。
– Impact
– Memorable
– Action除了了解架構外，ㄧ些在表述上的小建議也提供給大家參考並練習，其中儀態上也是很重要的。我們將透過身體語言強化受眾溝通效率以及為記憶內容增加專業點，
大原則為
(1) 音量大聲不急躁且善用停頓，增加自信
(2) 同時透過手勢與身體強化溝通力道細部操作細節為
(1) 聽力
– 了解現場情況，記憶觀眾反應(2)眼神
– 80%-90%看向觀眾，左右環顧，讓每個受眾覺得都有被照顧到，都是在跟他對話
– 左右環顧，並定點簡報3-5秒，強化受眾互動性
– 看著受眾的鼻唇之間，讓受眾覺得講者的關注度在他身上，且不會像直接看眼睛過於侵略或是容易產生不好意思。(3) 聲音
– 大聲、Assertive but not cocky
– 善用停頓，調整節奏(4) 身體
手勢 – 利用手勢強調重點、數字
身體 – 30度朝向觀眾、避免晃動最後，常有人問到，該如何具備自信來上台講演，我認為自信需要透過「練習」與「接受反饋」逐步調整，才能夠在關鍵場合體現體現於穩定與足夠的音量與建立肢體語言風格與穩定度，因此，提供大家以下建議和Checklist，如果可以具備以下的能力，你就可以很有自信的上台囉！
(1)聲音
– 音量：音量以大聲為主，並加入適當抑揚頓挫
– 節奏：善用停頓、重複強調重點，停頓思考在回答問題
– 速度：語速放慢代表自信、沉穩，建立客戶信任感(2) 形象
– 基礎：身體穩定，不搖擺或是晃動，雙腳踏穩
– 進階：透過手勢與走動，建立專業形象與說服力(3) 練習
– 精力：一定要練習，事前進行準備，降低現場風險
– 方法：模仿、紀錄、收集反饋以進行優化最後，也想跟大家分享一個看法，常有人說，我就是沒有自信上台報告呀，我就是聲音不大，我就是沒自信。在經過這些年來，我認為自信是訓練出來，有些人天生有自信、不畏懼舞台，這是肯定的，但是我必須說透過練習，每個人都可以有「自信」這件事也是肯定的。很多人都會說，Jason報告都不用準備，他很像隨邊都可以講得頭頭是道，但其實不然，過去我也是個不敢上台的人，但我在小學時參加朱宗慶打擊樂團在音樂廳表演打擊樂器、我在高中時參加熱音社參加成發彈Bass、我在大學時參加各熱舞社和各種表演，跳過成發、參加過野台音樂節彈Fingerstyle的AC、幫別人的音樂會彈過創作曲、甚至在國泰的結業典禮打過爵士鼓，這些都是「所謂的練習」我並不是不怕，我只是做過很多次，所以我害怕舞台、我知道在舞台上怎麼做，所以我有自信，但這些不是天生不是與生俱來也不是獨一無二，只要有「足夠的練習」「每一個人」都做得到，這也呼應到一本我很喜歡的書「刻意練習」，很多我們原先不具備的、或是渴求的，我們都可以透過有方法、有系統地、刻意練習以達成！共勉之！
我把練習分成三個階段提供給大家參考呦！
(1) Modelization
a. 作法
– 設定一位理想的簡報Role Model
– 分析KSFb. 舉例
Elon Musk / Steve Jobs / Barack Obama
語調慢、手勢、左右移動(2) Practice
a. 作法
– 加以模仿
– 簡報前一定要進行練習b. 舉例
– 錄影、鏡子前練習
– 與讀書會好友練習
– 爭取簡報機會(3) Systematic
a. 作法
– 收取反饋
– 根據反饋進行修正b. 舉例
– 簡報完詢問反饋
– 發問券
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