[crazycman]

【GoGet 職場生存技能大解鎖 – Slide Writing 簡報設計】

今天快馬加編要來幫大家解鎖三大商場生存術的最後一項囉 – Slide Writing 簡報設計。
做簡報絕對是現在學生與上班族最常見的任務之一，網路上的課程與教材百百種，多半不出「大字、字少、圖案多」的概念，但商場或是職場上，這樣的概念卻不一定適用各種場合。
今天，GoGet想跟大家分享Jason汲取管理顧問行業、互聯網行業的工作經驗與學習心得，跟大家分享顧問式、商業式簡報三大新原則，「明確訊息」、「清楚邏輯」、「可靠的說服力」。
希望與大家一同在簡報設計上不斷學習精進，強化我們的訊息溝通效率與說服力！

為此，快馬加編再次邀請到 GoGet 的成長團隊 Jason、Landy、Jessie與Felix，一同撰寫簡報設計心法與內容，跟大家分享商業簡報的獨門技巧。

你將會在本文學會：
1️⃣何謂商業式簡報？為什麼我們要懂商業式簡報？
2️⃣Slide Writing 簡報設計有哪些步驟？每個步驟如何思考？
3️⃣Slide Writing 簡報設計時，可以更加效率的小技巧。

太期待囉，快馬加編馬上為各位帶來最後一篇 GoGet 職場生存術 – Slide Writing 簡報設計。

商業簡報三原則：
1. 明確訊息：讀完標題 (Tagline) 後馬上知道，本頁簡報要傳遞的關鍵訊息為何。
2. 清楚邏輯：簡報內容具備明確的相關性與因果關係，利於受眾了解來龍去脈。
3. 可靠的說服力：量化的數據如成長率、用戶數、質化的證據如專家引述、問卷結果，強化整體訊息的可靠度與提升說服力道。

商業簡報三大元素：
1. Tagline – 想要告訴觀眾的關鍵洞察 (假說)
2. Implication – 支撐洞察或假說的論點
3. Fact – 支撐論點的質化/量化數據與事實

商業簡報四大概念：
1. 假說思考
2. 金字塔原理
3. 基於事實
4. 故事線

註：文中簡報參考引用
Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car

https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20

Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12

https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

非常感謝Boston Consulting Group 提供引用參考機會！

 

在商場上，「大字、字少、圖案多」不再是主流。

製作簡報，相信在現在已經是每一位學生都會遭遇到的一項任務，透過一頁4:6的橫幅白片，在上面利用文字、圖片、圖案、動畫等等元素，向受眾傳達自己想要分享的知識、溝通的訊息和需要的資源。現今隨著解決問題方法論的盛行，邏輯和資料越來越被重視，相比於坊間許多商業競賽、簡報講座或是職涯講座強調的「大字、字少、圖案多」，我們將介紹另外一套簡報的製作方式 – 商業式簡報。這篇文章將透過筆者們在顧問業、互聯網行業、各項諮詢專案中累積的商業式簡報心法與技巧，解構商業式簡報的製作方法。讓我們一起看下去囉。其中舉例部分，主要會透過地方政府公開簡報與BCG在網路上公開的COVID – 19研究報告作為範例，均為個人與團隊解讀與討論，不涉及任何客戶資料，也不作為任何個人商業、決策與投資建議。

註：文中簡報參考引用
Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car
https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20
Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12
https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

首先，商業式簡報多用於溝通資訊、要求資源、提案計畫，由於時間有限、受眾專注力有限，因此該簡報需要三大特質：「明確訊息」、「清楚邏輯」、「可靠的說服力」，在短時間內讓受眾了解要傳遞的訊息、進而做出對應的行動。

1. 明確訊息：讀完標題 (Tagline) 後馬上知道，本頁簡報要傳遞的關鍵訊息為何。
2. 清楚邏輯：簡報內容具備明確的相關性與因果關係，利於受眾了解來龍去脈。
3. 可靠的說服力：量化的數據如成長率、用戶數、質化的證據如專家引述、問卷結果，強化整體訊息的可靠度與提升說服力道。

舉兩個例子來看，分別是BCG 的COVID-19研究與市政府的志工團體研究簡報。

範例簡報參考引用至：
-Boston Consulting Group 範例
Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car
https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20
Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12
https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

-市政府：
https://drive.google.com/file/d/1QEch1rJDCpfO0wdCAltX2Bbqkke_X_LM/view?usp=sharing

案例一 ：BCG – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12

1. 明確訊息：標題明確指出「因為對於病毒的恐懼下降，經濟開始復甦，尤其是年輕族群」，馬上接收到清楚的人事時地物資訊。
2. 清楚邏輯：標題由底下三個子標題的相關性作為支持，驗證標題：
a. 子標題：對於病毒的恐懼持續下降
b. 子標題：財務擔憂下降
c. 子標題：經濟逐步復甦
以上2a 2b 2c 三個小論點支持1. 的大論點，邏輯清晰。
3. 可靠的說服力：利用數據實際佐證2a 2b 2c 三個子論點：
a. 子標題 – 對於病毒的恐懼持續下降：問卷問題統計，3~6月對於不同感染病毒途徑的擔憂人數比例變化與比較。

b. 子標題 – 財務擔憂下降：問卷問題統計，各世代擔憂個人財務情況受病毒影響的人數比較。

c. 子標題 – 經濟逐步復甦：2019 12月~2020 5月經濟指標的變化。

以上實際問券結果的比較，用來證明2a 2b 2c 小論點的分析，有證據，可靠性高。

案例二 ：市政府的志工團體研究簡報

1. 相對不明確訊息：標題僅指出「整合民間志工組織」，無法立即了解清楚的人事時地物資訊。
2. 相對不清楚邏輯：內容提及民間志工團體可協助防救災工作事項與合作方式，但無法看出明確因果關係以及與標題的關係，邏輯相對不清晰。
3. 相對不可靠的說服力：提供未整理的表格，無法佐證上述論點關係，說服力相對不可靠。

總和以上，商業式簡報呈現形式偏向<案例一 ：BCG的COVID-19簡報>，接下來我們將針對如何畫出這類簡報，進行解說與分享，那我們就開始囉！

註：文中簡報參考引用
Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car (Exhibit 4)
https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20
Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12 (第四頁)
https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

從剛剛的解說中，我們可以知道「商業式簡報」有三大特質：「明確訊息」、「清楚邏輯」、「可靠的說服力」，那這三大特質就會依據上、中、下部分，體現在上面的Tagline、中間的Implication，與下面的Fact。詳細解說如下：

1. Tagline – 想要告訴觀眾的關鍵洞察 (假說)
2. Implication – 支撐洞察或假說的論點
3. Fact – 支撐論點的質化/量化數據與事實

註：文中簡報參考引用
Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car (Exhibit 4)
https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20
Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12 (第四頁)
https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

而剛剛提到的三個上中下，Tagline、Implication、Fact三個部分，我們需要應用到「假說思考」、「金字塔原理」、「基於事實」三大觀念，就能畫出一頁完整的商業式簡報。接下來，我們不只是要有一頁簡報，我們要有一份完整的商業報告或是提案，因此我們需要利用「故事線」的概念，建立出一個對於受眾有影響力且可行動的提案。

首先我們就從Tagline的部分出發，對應到「明確訊息」與假說思考的部分。Tagline是由假說或是關鍵論點所構成，因此，我們先快速介紹一下假說思考。

假說思考最重要的核心在於：讓每一個步驟都有目的與意義。

比起地毯式搜索，先做大量資料研究，最後才建立論點畫出簡報，我們可能到最後一刻才發現有遺漏的資訊，或是多餘的資訊，無法建立具體而明確的論點，在簡報產出上較為不效率。
不如一開始就先自己設定一個假說或是猜測，雖然有很大的機率會是錯的，但這時我們的資料研究就更有方向性，也就是驗證這個假說是否為真。依據此方向，收集對應的數據與資料進行驗證。

如果這個假說驗證為假，那我們就依據新的資訊修正假說，反之若為真，那就代表這個假說可以成為我們的論點。

透過假說思考，我們可以減少許多不必要的時間浪費，讓製作簡報的過程中更能找到我們需要、客戶也需要的關鍵論點或是假說。

身為假說思考的初學者，大家肯定會對於假說的來源有所好奇。
假說的產生除了來自於自己的靈光一閃/猜測與過去的經驗推論，也可以是來自於和客戶面對面的訪談如詢問客戶的背景資訊或是商業模式，或是跟該領域的專家討論如詢問關鍵產業數字與近期產業新實驗舉措，站在巨人的肩膀上，從討論的過程中，進一步草擬自己的假說。

在產生假說的過程中，有三個小提醒要記在心裡，第一，這個假說一定要跟我們在討論的問題或是目標相關，因為透過簡報解決問題才是我們的最大目標。

第二，這個假說一定要是業主或是客戶在意的，因為這是我們整份簡報最大的目的，一旦起點偏了，業主不在意了，整份簡報的說服力也會隨之降低，訊息溝通效果大打折扣。

第三，在心態上，一定要知道，通常第一個假說都會是錯的，所以本來就是一步步慢慢來，先從淺的假說開始，逐漸推進到比較細節的部分。

假說思考的核心就是讓我們每一次行動都有一些收穫，不論是失敗或成功，都能幫助我們建立出更好的論點，更能傳達我們想描述的概念，也更能說服他人。

總和以上，經過假說思考後產生的關鍵論點，就會成為一頁簡報的Tagline，依據這個Tagline我們再往下切割小論點與驗證資料。

在製作簡報的過程中，我們可以善用Ghost Deck來幫助我們，當我們每提出一個假說時，將它列在Tagline，根據小論點，我們先寫下「可能的小論點」和「我們可能需要的佐證資料」。

像是範例中我們就希望找到「民眾對於病毒的憂慮在減少」的佐證資料，如此一來，在找尋資料的過程中，如果我們發現其實民眾的憂慮在增加，那我們就可以回去修正假說，反之，我們就可以去尋找下一個小論點的佐證資料，如下一個論點「因應病毒的個人財務擔憂在不斷降低」。

而最後當我們資料找完了，這頁簡報也做完了！

註：文中簡報參考引用
Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car (Exhibit 4)
https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20
Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12 (第四頁)
https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

另外，在Tagline的呈現上，他是一個Synthesis而不是一個Summary。

Summary只是將已知的資訊統整起來，沒有產生新的推論和觀點，可能是從一堆資料中列出重點、或是在演講最後覆述核心概念並為聽眾複習。

另一方面，Synthesis是除了資料的統整，更提出發表者自己的洞見，真正的價值是這個洞見，因為不同人面對一樣的資料很可能做出相同的Summary，但卻會因為各自的領域知識發展出不一樣的Synthesis。

Tagline在這邊是Synthesis不是Summary。

舉例而言，從這兩份簡報的對比可以發現，BCG的這份簡報最上面呈現出的不只是資料統整的結論，同時也是發表者自身對於這個結論的詮釋。如不僅僅分享調查結果，更指出COVID永久改變中國的生活型態，且朝向好的方向發展。

反觀右邊這份公部門簡報，標題跟內文其實並沒有太多的關聯性，另外我們發現簡報上有一些表格，但細看對於這個標題的解釋也相對沒有太大的幫助。

註：文中簡報參考引用
Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car (Exhibit 3)
https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20
Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12 (第三頁)
https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

上個部分的「假說思考」幫助我們有系統的整理資訊，接下來介紹的「金字塔原理」則是幫助我們結構性的組織這些資訊提出簡報中的「清晰邏輯」優勢與「Implication」的部分。

金字塔原理的中心思想就是由下而上的架構資訊塊。在蓋金字塔的過程中，三個核心要素絕對要銘記在心：

首先，呈現出來的資訊要是由「事實」支撐的，這邊提供一個小撇步：透過量化數據和質化證據來表述，數據和證據絕對是你說故事的好幫手。

再來就是資訊之間的「相關性」，除了資訊塊之間各自獨立，秉持MECE的原則（不知道MECE是什麼的話，快去 #GoGet職場生存技能大解鎖 惡補啦！），也要確保資訊塊們能夠精準概括研究結果。

最後的最後，千萬別忘了順暢資訊塊之間的「因果關係」：水平之間相互鼎力，垂直關係呈現推演過程。以上這三點好好做筆記，金字塔就能夠紮實的完工啦！

而金字塔原理要如何運用在Slide Writing呢？結合一開始介紹的假說思考，金字塔原理近一步幫助我們有系統性的呈現推論結果，提出「Implication」的部分，和建立整體簡報邏輯。延續上一部分提到的「因果關係」，金字塔的地基要用「事實」來建構而成，負責支撐「假說」和「論點」；而初步的假說和論點則是負責支撐更加進階或是關鍵的論點帶來的Tagline。簡單來說，就是要層層堆疊，循序漸進。

註：文中簡報參考引用

Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car (Exhibit 4)

https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20

Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12 (第四頁)

https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

下一步，我們有了明確具體的Tagline，也找到下一層的Implication與整體簡報邏輯，我們需要建立該簡報的可靠性，我們將透過「基於事實」的觀念，達到「可靠的說服力」。

基於事實，第一件事情，我們需要了解資料的型態，可以分為「探索型資料」和「解釋型資料」。

探索型資料就像是將原始資料直接放在簡報上，沒有經過任何額外的加工或取捨，也不包含作者本身的想法，每個人在解讀探索型資料時，都會有不同的解釋。

解釋型資料則是作者精煉原始數據後，依據自己的邏輯和推論，透過顏色、大小、粗細、標記強調需要被強畫呈現的資料內容，以透過自己的引導使用戶了解自己想要傳達的訊息。

在商業式簡報中，我們要降低受眾的閱讀門檻與精力，透過「解釋型資料」作為「基於事實的呈現」會是比較好的呈現方式。

以上兩種資料會依據目的與場合有所不同的用途。

探索型資料的簡報是讓你用來作分析使用，但並不會是主架構，而是佐證的用途；而解釋型資料的簡報最主要的目的是用來說服聽眾，同時解釋型資料可以拆解成多個故事線，以利於聽眾解讀，如此一來在做簡報時就能夠擁有一個清晰的脈絡架構。

註：文中簡報參考引用

Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car (Exhibit 3)

https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20

Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12 (第三頁)

https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

基於事實不只是呈現 Raw Data，而是將這些數據資料轉換成圖表、標出重點及insight，就能讓你的簡報更有邏輯和說服力啦！

註：文中簡報參考引用

Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car (Exhibit 4)

https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20

Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12 (第四頁)

https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

綜合以上，結合假說思考、金字塔原理、基於事實三大觀念，我們可以畫出一張商業式簡報包含他的Tagline、Implication、Fact的上中下架構。除了一頁簡報，我們也需要了解一個完整的故事，因此我們利用「故事線」的概念，將一頁一頁的簡報組合成一個具備「明確訊息」、「清楚邏輯」、「可靠的說服力」的商業簡報提案囉！

藉由前面的三個步驟我們能夠瞭解到一張簡報主要的構成來自於：Tagline、Implication和Fact
Tagline來自於假說，我們需要先設定好明確的假說，再進一步後續的資料蒐集
這個假說會有幾個重要的論點，會以「金字塔」的形式構成
我們所蒐集的資料需要被解釋過後，才是可靠、具有說服力的主幹，進而帶起清晰的邏輯，最後佐證並傳遞你所想要表達的訊息

而當我們今天要做很多張簡報呢？這時候我們就能利用「故事線」的概念

還記得我們在　#GoGet職場生存技能大解鎖 Case Interview篇提過：故事線就是用標準化的架構來說服聽眾（忘記的話趕快回去複習一下啊！）。要達到這個目的必須要掌握兩個最重要的因素：第一，接下來你要報告的事對聽眾會帶來什麼 Impact，對方才有興趣繼續聽下去；第二，現代人的注意力有限，聽完簡報後前面的內容可能都忘光光、或是聽眾需要有人幫忙做統整。因此，最後必須要提醒 Action、明確告訴對方下一步該怎麼做。

Impact和 Action 包含三個重點
你在討論什麼問題？
你認為原因或解決的辦法是什麼？
解決方案對於受眾的有效性？是否是最有效率的選項？

簡報因應不一樣的場景，故事線的架構也會有所調整，舉例如下：

如果現在是在一場顧問的專案簡報，明確的故事線、邏輯與訊息傳遞都是必要條件以對客戶帶來最大的影響力也同時推進行動；但如果現在是在一場企業的內部會議，由於大家都很熟稔公司運作業務，Recap可以被省略、下一步則分為告知下一步規劃是否同意或是尋求資源或是協助；若是在工作坊，重要的是提醒清楚背景與最後協助收斂到學習點和產出上，但過程中的解決方案和驗證過程則是受眾應該要高度參與與Input的地方；最後，若是一場Tedtalk，有沒有嚴謹的故事線可能不是重點，更重要的是內容的一個個故事與其學習點。

因此，故事線不是萬年不變的，而是可以透過，不同的場景，建立不同的故事線調整以優化簡報溝通效率。

最後我們簡單用故事現做個小小的Demo作為結尾呦！

Recap
中國居民的生活與活動證在逐步復甦中…

Root Cause and Solution

…為了爭取到新的商業機會，建議透過新內容、新產品、新渠道服務中國消費者…

Effectiveness

<經濟復甦>
…由於對於病毒的恐懼下降，經濟部段復甦，尤其是年輕族群的部分…
…中國對比美國的消費者外部活動逐步復甦、但加中活動呈現類似趨勢，形成新經濟模式…

註：文中簡報參考引用
Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car (Exhibit 1, 2, 4, 10)
https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20
Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12 (第一、二、四、十頁)
https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

Effectiveness
<新機會>
…消費型態改變，消費趨勢朝向兩極化方向變動…
…年輕人與一線城市消費者改變趨勢最為明顯…

Efficiency
…COVID加速線上消費行為，甚至連高齡用戶都呈現該趨勢…
…各家電商成長率高，消費者在其花費不斷增加…

Action Availability & Implementation
…因此下一步，建議企業可以參考電商模式如KFC & Pizza hut提供食物原材料外送至消費者家中供其料理；火鍋店發展直播電商服務。…

恭喜大家學會商業式簡報，Slide Writing 的完整技巧囉！

註：文中簡報參考引用

Boston Consulting Group – COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12: The Pace Car (Exhibit 5, 6, 8, 9, 10)

https://www.bcg.com/publications/2020/covid-consumer-sentiment-survey-snapshot-6-08-20

Boston Consulting Group LinkedIn COVID-19 Consumer Sentiment Snapshot #12 (第五、六、八、九、十頁)

https://www.linkedin.com/posts/boston-consulting-group_covid-19-consumer-sentiment-snapshot-12-activity-6676943980715896832-hKqX

歡迎大家也在下面討論自己的簡報製作經驗或是心法補充呦！

[作者]

文章